un-e assistant-e de direction

Paris (75) - L'Institut Alfred Fournier, association loi 1901 reconnue d'utilité publique, recrute un-e Assistant-e de Direction.

Acteur reconnu dans le dépistage et la prise en charge des IST et pôle d'excellence en santé sexuelle et infectiologie.

L'Institut Alfred Fournier compte 2 centres de santé avec une offre de soins diversifiée à tarifs opposables :

• omnipraticiens, spécialistes et chirurgiens-dentistes
• un laboratoire d'analyses médicales
• un plateau technique d'exploration (colposcopie, mammographie, échographie)
• un centre de vaccination internationale agréé Fièvre jaune.
• Des activités de Santé Publique subventionnées complètent l'offre médicale (CeGGID, CPEF, Education Thérapeutique).

Directement rattaché(e) à la Directrice Générale, vous l’assistez dans son quotidien et vous travaillez en étroite collaboration avec l’ensemble des cadres de l’Association.

Vos missions principales

1. Gérer le secrétariat courant :

• Gestion des appels, du courrier, rédaction et mise en forme : courriers, mails, documents, notes…
• Gérer la base documentaire, classer et archiver dans le système d’information,
• Gérer l’Agenda de la DG, assurer le suivi des échéances et les relances des actions à réaliser,
• Participer au développement de la communication interne et externe,

2. Assurer la coordination et l’organisation administrative du fonctionnement de l’Association :

• Préparation des Conseils d’administration, des assemblées Générales, suivi et maintien du lien avec les membres et les donateurs,
• Assurer le suivi administratif des projets en cours et projets transverses, participer à l’organisation d’événements,
• Assister la Directrice et le staff de Direction dans le cadre la rédaction des rapports annuels d’activité et à la construction des budgets prévisionnels et demandes de subvention,
• Organiser les réunions et préparation des dossiers liés, créer les supports, rédaction des comptes rendus et diffusion,
• Participer à la gestion de demandes des patients, assurer le suivi des plaintes et réclamations,
• Renseigner et vérifier les informations des tableaux de bord d’activités et outils de pilotage,
• Participer à la gestion et à l’administration du personnel et des obligations de l’employeur,
• Participe à la démarche d’amélioration continue de la qualité.

Qualités

• De formation supérieure, vous possédez une expérience significative et réussie (5 ans minimum) sur un poste d'Assistant(e) de Direction ou d'office manager.
• Autonome et agile, vous avez une véritable aisance dans l’utilisation des outils informatiques (Pack Office : Excel, Word, Powerpoint et internet…). Au-delà de vos compétences techniques, ce sont également votre sens du service, de l’organisation, votre prestance et votre rigueur qui sauront faire de vous la personne de confiance que nous recherchons.
• Votre esprit de synthèse, votre aisance rédactionnelle et relationnelle seront des atouts indispensables pour mener à bien vos missions.
• Vous êtes rigoureux (se), faites preuve de discrétion et savez gérer plusieurs dossiers simultanément.

Merci d’adresser votre candidature (CV + lettre de motivation) via ce site.