responsable administratif financier et logistique (h/f)

Le Centre de santé communautaire "La Place Santé" (ACSBE) situé à Saint-Denis recrute un responsable administratif financier et logistique (h/f).

Finalité du poste : La place santé est un centre de santé communautaire, composé de 20 professionnels de la santé (Médecins, Infirmière en Pratique Avancée, Psychologue, Médiatrices en santé, Accueillantes, Direction).

Sous l'autorité de la directrice, le.la Responsable administratif financier et logistique est l’interlocuteur.trice privilégié.e des personnels pour toutes les questions techniques, logistiques, informatiques, de matériel et organisationnelles de la structure.

Elle/il a pour missions :

• De coordonner et d’assurer la gestion bâtimentaire et logistique de la structure
• D’assurer le suivi budgétaire et comptable de la structure
• D’assurer le suivi administratif et financier des conventions et contrats et notamment des expérimentations et appels à projets
• D’assurer le suivi administratif de la coopérative préparation et envoi des ordres du jour, des convocations des PV d’assemblées générales, diffusion de comptes rendus
• De participer à la mise en œuvre opérationnelle des projets
• Ses missions s’exercent dans le respect des modalités de fonctionnement, d’organisation de la structure et en conformité avec les orientations de la coopérative.

Description des missions : 

• Gestion de la comptabilité (dépenses/recettes) et des achats en liens étroits avec la directrice

• Accompagne la directrice dans l’élaboration des budgets et le reporting financier tout au long de l’année et selon les besoins

• Participe aux opérations de clôture annuelle des comptes en lien avec le cabinet comptable

• Centralise les demandes d’achats et en assure le suivi au travers d’outils d’aide à la priorisation et programmation des achats, de recensement du matériel déjà acquis, suivi des contrats de maintenance, et centralisation de toutes les demandes de réparation de matériel médical et leur coût.

• Recense les besoins en matériel et fournitures médicales et non médicales, recherche de fournisseurs, demande de devis, approvisionnement et suivi des stocks en lien avec les référents

• Après validation de l’achat /devis/la dépense , il/elle passe commande , centralise la livraison, gère le rangement et règlement des factures correspondantes

• Assure le suivi périodique de la consommation des crédits et du niveau de réalisation des différentes recettes via les différents outils de suivi existants ou à créer,

• Assure le suivi et les écritures comptables de la structure,

• Met en place et met à jour différents outils liés aux achats, aux dépenses et aux recettes

• Suit au quotidien la trésorerie et joue un rôle d‘alerte auprès de la directrice

• Assure la tenue des caisses

• Participe à la recherche de financements, au montage et au suivi des dossiers de demande de subventions et à leur remontée via les différentes plateformes dématérialisées en lien avec les référents

• Assure le suivi administratif et financier des conventions liées aux expérimentations (article 51), et aux différents appels à projets et subventions

• Assure le remboursement des frais de déplacements/de mission des coopérateurs

2. Contribue aux différents bilans et rapports d ‘activités dans son domaine d’intervention : 

• Gestion administrative des ressources humaines

• Fonction de support et de suivi administratif des dossiers (constitution et mise à jour des dossiers du personnel :recueil des pièces nécessaires , formalités liées au recrutement, promesse d’embauche , contrats de travail, fin de contrats, adhésion mutuelle, demande de formations, suivi et pointage des présences et absences, et interface avec les salarié.es)

• Mise à jour permanente des absences et présences dans l’outil dédié
• Suivi administratif du plan de formation
• Gestion administrative et suivi des conventions de stage
• Gestion informatique et logistique des nouveaux arrivants.
• Accueil des nouveaux arrivants,
• Gestion des relations administratives et financières avec les différents organismes sociaux : mutuelle, Urssaf, caisse primaire d’assurance maladie…

3. Gestion et suivi du tableau de nombre d’heures mensuelles des praticiens permanents et remplaçants en vue de la paie : 

• Logistique et suivi du quotidien
• Veille au bon fonctionnement matériel de la structure
• Met à jour des plannings de travail et d’occupation des locaux (en lien avec les coordinateurs et la directrice

• Participe à l’organisation logistique des réunions, des animations, actions, évènements portés par la place santé ou dans lesquels nous sommes partenaires

• Assure la responsabilité logistique et technique de la structure

• Coordonne l’entretien et les menus travaux des locaux, les différentes interventions maintenances, contrôles périodiques ….
• Gère et suit les interventions techniques et de sécurité (propreté, prestataires extérieurs, service informatique…)
• Contrôle la fonctionnalité, la propreté et l’hygiène des locaux, la sécurité (sécurité incendie)

• Garant du bon fonctionnement matériel, veille au réassort des cabinets, veille au bon fonctionnement matériel des consultations et des soins en lien avec la directrice et les référents
• Veille à la mise à jour et à la pertinence de la documentation et de l’affichage intérieur et extérieur de la structure en lien avec la coordinatrice